Reuniões de "Gates" em Projetos Industriais

É comum e recomendável as reuniões para autorizações de prosseguimento de um projeto por um comitê de decisões em estágios de projetos, como após o estudo de viabilidade, engenharia básica com estimativas preliminares e autorizações finais de capital.

Estas reuniões (Gatekeeping) tem como objetivos:

• Foco nos planos principais do projeto ( escopo, execução, recursos, mitigação de risco, custo e cronograma)
• Foco no engajamento do negócio / decisões  concisas do Sponsor para suporte dos recursos necessários
• Participação restrita àqueles representantes necessário para fornecer informações-chave ou sign-off para a decisão de prosseguir 

Uma das causas de falha de projetos pode ser atribuida aos longos processos decisórios, sem entendimento dos objetivos do negócio, com escopos que mudam constantemente, impactando nos prazos, custos e qualidade do projeto.

Devido ao seu papel chave no processo decisório, é importante uma boa preparação das Reuniões de "Gate", além do uso das melhores práticas na metodologia de gerenciamento do projeto, para uma integração eficiente dos times de projeto e de negócios.

Na figura abaixo, mostramos algumas recomendações da PM Solutions Consultoria para agilizar o processo decisório e ter uma reunião eficiente.

Não há lista de participantes obrigatória que possa ser prescrita para atender cada tamanho de projeto, complexidade, sensibilidades de risco, fatores de execução, etc. A lista de participantes para cada reunião deve ser ajustada de acordo com as necessidades dos negócios e dos projetos. Em geral, deve ser restringida aos participantes que:

1. Devem aprovar o projeto no nível de gastos solicitado
2. Devem endossar tecnicamente o projeto como input chave para a aprovação do negócio
3. Devem fornecer informações para permitir o aval e aprovação

Agradeceria muito receber os comentários do leitor e saber de sua experiência no assunto.